Qual é a verba que você tem para gastar hoje? Você sabe?

Gestor de trade marketing, você sabe qual a verba que tem para gastar hoje?

Se surgisse a necessidade de realizar uma ação pontual ou a oportunidade de fazer um treinamento para o time, você saberia se possui dinheiro em caixa para tomar a decisão?

Minha experiência diz que você, muito provavelmente, respondeu que não saberia.

Não se sinta mal. Na grande maioria das empresas este controle é complexo ou burocrático demais, com lacunas que acabam deixando a gestão de trade refém de uma planilha com números nem sempre confiáveis. Resultado: insegurança na hora de tomar decisões e risco de estourar o orçamento.

Você sonha em assumir o controle da verba do seu departamento? Saiba que é possível.

É hora de planejar o orçamento do Trade Marketing.

Como é o controle da verba na maioria das empresas

Em grande parte dos casos, o controle dos orçamentos da organização é feito em algum tipo de software como o ERP, por exemplo. O que acontece é que, mesmo com um centro de custo definido no sistema, quem efetivamente gasta o dinheiro alocado nem sempre é o trade, mas sim membros de outras áreas.

Ou seja, quando você vai checar o status do seu saldo pode ter uma surpresa e descobrir que tem menos dinheiro do que pensava.

Imagine uma empresa que, por exemplo, trabalhe com uma agência e destine a ela parte de sua verba. Raramente quem vive essa situação possui a noção exata dos montantes que estão sendo gastos em ações, contratação de equipe, treinamentos, etc.

É claro, as notas chegam para o setor financeiro, mas o próprio trâmite interno faz com que a informação sobre o valor real de verba restante demore a ser atualizado.

O risco dos registros precários

O grande problema destes processos é que eles dependem de quem está no final, na ponta, informar o destino da verba investida. Quanto foi gasto, como foi e qual o objetivo do investimento.

Não é raro que isso seja feito por e-mail, o que significa que é preciso que alguém abra, leia o documento e impute o número em uma planilha ou programa.

Além do controle sobre a informação depender de uma pessoa que muitas vezes é uma terceirizada, neste tipo de prática o risco de o valor não ser registrado ou ainda ser registrado errado é grande.

E o processo pode levar tempo, principalmente não existir uma cobrança firme.

Algumas empresas até tentam manter esse controle de forma “manual” através do uso de planilhas eletrônicas, mas neste caso a pessoa responsável pela manutenção do arquivo acaba sendo um funcionário totalmente operacional, um “preenchedor” de planilha.

Com certeza é alguém que não vai ter olhar para decisões estratégicas, simplesmente porque não vai ter tempo hábil para isso.

Gestor de orçamento e acesso

O problema em torno da questão do orçamento não é resolvido apenas com a centralização da informação. Como já foi dito, não basta ter um centro de custo se várias pessoas podem usar a verba e este uso não é devidamente registrado.

O segredo está na capacidade de quem está na ponta registrar o uso da verba em um local seguro, que permita acesso rápido e efetue cálculos, tudo em tempo real, como um gestor de orçamento próprio para o trade. 

“Quem faz uso da verba precisa ter acesso para poder informar como fez o investimento, de modo rápido e fácil”

Um bom gestor de orçamento precisa permitir que o responsável pelo departamento de Trade Marketing possa:

• Planejar estrategicamente o uso e controle da sua verba;
• Informar ao time no campo, além do que irá realizar, o valor que dispõe;
• Diluir a verba em estruturas como o comercial e merchandising;
• Acompanhar sistematicamente as execuções em tempo real;
• Mapear atividades;
• Desenvolver workflows customizados de aprovação de ações de acordo com as necessidades da empresa.

Em outras palavras, encare o orçamento como uma ferramenta estratégica para trazer os resultados esperados pela organização.

A Trade Marketing Force, a mais completa plataforma de gestão de Trade Marketing do Brasil, possui entre suas funcionalidades um gestor de orçamento. Visite o site da TMF para conhecer e saber mais.

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