Trade Marketing Force
Existem, basicamente, duas maneiras de entender o termo estoque virtual. Uma delas é como uma técnica de controle de estoque que utiliza sistemas que permitem saber quanto de material está armazenado.
Outra, é como problema. Neste caso, ter um estoque virtual que não representa exatamente o que a empresa tem disponível para vender pode ser o “calcanhar de Aquiles” da organização porque, em algum momento, o cliente vai pedir por algo que não pode ser entregue.
Mesmo com dois sentidos distintos, o tema envolve o controle eficiente do estoque, que é um desafio para empresas de todos os portes no mundo todo.
Em teoria, é um processo que parece fácil: administrar quantidades de matéria prima ou produtos armazenados. Mas dependendo do segmento de atuação da companhia, do seu tamanho e área de atuação, esta gestão pode se tornar altamente complexa.
O fato é que, quem produz algum bem de consumo, precisa ter este controle para, entre outras coisas, evitar a ruptura no ponto de venda.
Como é feito o controle do estoque na sua empresa?
O estoque virtual como ferramenta de controle
Vamos analisar primeiro a necessidade de se realizar um bom controle de estoque. O estoque é como um cofre onde se guarda valores. Tudo o que está armazenado pode ser vendido então representa dinheiro para a companhia.
Controlar estes bens não quer dizer apenas guardá-los em um lugar ou saber as quantidades de cada um. Isso é o básico. É preciso também:
- Poder identificar e quantificar as variações dos itens (cor, modelo, sabor, etc.);
- Controlar prazos de validade (no caso de produtos perecíveis);
- Registrar todas as entradas e saídas do estoque;
- Identificar quem são os responsáveis por entrar e sair com produtos;
- Realizar inventários rotativos de produtos (contagens diárias de alguns itens aleatórios feitas para identificar se a quantidade guardada está correta ou há algum problema).
É possível fazer tudo isso na mão? É, mas demora um tempo muito grande e envolve um grande número de pessoas, processos e arquivos. Antigamente era a única forma.
Hoje, com códigos de barras é muito simples escanear um item e identificá-lo desde que exista um cadastro. O segredo é utilizar um sistema que possa armazenar dados deste estoque e manter tudo atualizado.
Um estoque virtual bem controlado é importante para empresas que lidam com apenas um parceiro de distribuição ou vendem direto em uma loja, mas é fundamental para organizações maiores que possuem vários intermediários ou utilizam muitos canais de venda.
Pense que qualquer diferença entre o que está no sistema e o que realmente está armazenado significa prejuízo pois é uma venda que não vai acontecer.
Quando o estoque virtual é um problema
O estoque virtual entendido como um problema se refere à diferença citada no parágrafo anterior. O funcionário da empresa vai buscar um item que o sistema diz estar estocado e não o encontra.
É quase como uma ruptura interna. Isso pode acontecer por algumas razões:
- Erro no registro de entrada do item;
- Erro na saída. Quando o produto é vendido e não é dada baixa no estoque;
- Utilização de produtos por outros departamentos sem o registro;
- Quebras. Quando o produto é avariado ou inutilizado durante o processo de armazenamento ou transporte;
- Furtos.
Neste caso, o grande problema é não haver produto para colocar no ponto de venda. Ou seja, o cliente ou vai procurar pelo item do concorrente ou simplesmente deixar a loja e procurar algum outro lugar para comprar. É uma situação que não é boa para ninguém.
Ter um estoque virtual é cada vez mais uma necessidade
Não há dúvida que utilizar um sistema é melhor maneira de controlar o estoque. É mais fácil, rápido e seguro. A dinâmica de avanço das empresas no mercado através do uso da tecnologia tem mostrado isso.
Aquelas que não adotarem formas ágeis de controle e gestão dos seus processos tendem a se tornar menos competitivas.
Hoje, a tendência do omnichannel, praticamente, exige um controle rígido de estoque. Imagine que a empresa realiza suas vendas em diferentes canais integrados o tempo todo: loja física, site, aplicativo… Se não houver uma gestão segura do que há disponível, do que saiu e do que está entrando, o negócio não funciona.
Outra prática moderna que exige o mesmo é o drop shipping, ou estoque na fonte, quando um varejista ou revendedor não possui um estoque, mas realiza a venda do produto que vai ser entregue diretamente pelo fornecedor.
Neste caso, o fornecedor, seja ele o próprio fabricante, distribuidor ou atacadista precisa ter os dados do seu estoque em dia e atualizados constantemente para evitar furos.
Os e-commerces também estão nesse barco e não podem falhar colocando um produto a venda online sem tê-lo para entrega.
Então veja que, ao falarmos de estoque virtual, estamos pensando em controle automatizado para evitar a falta de produto no PDV. Seja ele físico ou virtual. É um tema que precisa da total atenção da empresa pois envolve sua credibilidade perante o cliente. Concorda?
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Até a próxima semana![:es]Hay básicamente dos maneras de entender el término stock virtual. Una de ellas se refiere a una técnica de control de stock que usa sistemas de permiten saber la cantidad de material que está almacenado.
La otra, es como un problema. En este caso, tener un stock virtual que no representa lo que la empresa tiene disponible para la venta puede ser el “talón de Aquiles” de la organización porque, en algún momento, el cliente pedirá algo no podrá ser entregado.
Aún con dos sentidos distintos, el tema envuelve el control eficiente del stock que es un desafío para empresas de todos los tamaños y en todo el mundo.
En teoría, es un proceso que parece fácil: administrar grandes cantidades de materia prima o productos almacenados. Pero dependiendo del segmento de actuación de la compañía, de su tamaño y área de actividad, esta gestión puede ser algo altamente complejo.
El hecho es que quien produce algún bien de consumo necesita tener ese control para, entre otras cosas, evitar la ruptura en el punto de venta.
¿Cómo se hace el control de stock en su empresa?
El stock virtual como herramienta de control
Analicemos primero la necesidad de realizar un buen control de stock. El stock es como una caja fuerte donde se guardan valores. Todo lo que está almacenado puede ser vendido, de este modo representa dinero para la compañía.
Controlar estos bienes no significa apenas guardarlos en determinado espacio o saber las cantidades de cada uno. Esto es básico. También es preciso:
- Poder identificar y cuantificar las variaciones de los ítems (color, modelo, sabor, etc.);
- Controlar las fechas de caducidad (cuando se trate de productos perecederos);
- Registrar todas las entradas y salidas del almacén;
- Identificar quienes son los responsables por la entrar y salir con productos;
- Realizar inventarios rotativos de productos (conteos diarios de algunos ítems aleatorios hechos para identificar si la cantidad almacenada está correcta o hay algún problema).
¿Se puede hacer todo esto a mano? Sí, pero demora mucho tiempo e involucra a un gran número de personas, procesos y archivos. Antes era la única forma.
Hoy en día con códigos en barra es muy simple escanear un ítem e identificarlo desde que esté catalogado. El secreto es utilizar un sistema que pueda almacenar datos del stock y mantener el catálogo siempre actualizado.
Un stock virtual bien controlado es importante para empresas que contratan solamente una empresa de distribución o venden directamente en una tienda, mas es fundamental para las organizaciones más grandes que cuentan con varios intermediarios o utilizan muchos canales de venta.
Piense que cualquier diferencia entre lo que está en el sistema y lo que realmente está almacenado significa un perjuicio ya que se trata de una venta que no va a suceder.
Cuando el stock virtual es un problema
Cuando nos referimos al stock virtual como un problema, queremos aludir a la diferencia citada en el párrafo anterior. El empleado de la empresa va a buscar un ítem que el sistema indica que está almacenado y no lo encontrará.
Esta situación es casi como una ruptura interna, y puede suceder por alguna de estas razones:
- Error en el registro de entrada de ese ítem;
- Error en la salida. Cuando ese producto es vendido y no se le dio de baja en el stock;
- Utilización de productos por otros departamentos sin el debido registro en el stock;
- Damnificaciones. Cuando el productos sufre averías o se los inutiliza durante el proceso de almacenamiento o transporte;
- Hurto de productos.
En este caso, el gran problema es el no contar con el producto para colocarlo en el punto de venta. O sea, el cliente va a buscar por ese ítem fabricado por la competencia o abandonar la tienda y buscar otra para comprar dicho producto. Esta es una situación completamente negativa para las partes involucradas.
Operar con un stock virtual es cada vez más una necesidad
No hay dudas que cuando las empresas utilizan un sistema, resulta ser la mejor manera de controlar el stock. Es más fácil, rápido y seguro. La dinámica de avance de las empresas en el mercado en el que actúan a través del uso de la tecnología comprueba esta afirmación.
Y aquellas que no adopten formas más ágiles de control y gestión de sus procesos tenderán a tornarse menos competitivas.
Actualmente, la tendencia del omnichannel, prácticamente, exige un rígido control del stock. Imagínese que la empresa realiza sus ventas a través de diferentes canales integrados de forma permanente: tienda física, sitio web, aplicación… Cuando no hay una gestión segura de lo que está disponible, de lo que salió y de lo que está ingresando, el negocio no funciona.
Otra práctica moderna que exige la misma rigidez en el control, es el drop shipping, o stock en el origen del producto, cuando el minorista o revendedor no almacena dicho producto pero realiza la venta del mismo y que será entregado directamente por el proveedor.
En este caso, el proveedor, que puede ser el propio fabricante, el distribuidor o el mayorista, tiene que tener los datos del stock al día y actualizados permanentemente para evitar la ruptura de la operación.
El e-commerce también comparte esta relación con sus proveedores y no pueden fallar cuando ofrecen un producto para la venta en línea sin tenerlo para entregárselo al cliente que ha hecho una compra.
Para concluir, cuando nos referimos al stock virtual, estamos pensando en el control automatizado para evitar la falta de un producto en el PDV, sea este físico o virtual. Es un tema que requiere la completa atención de la empresa que este proceso implica la credibilidad ante el cliente y el mercado.
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