Quanto custa um processo mal gerenciado?

Um processo mal gerenciado além de não trazer o resultado esperado pela empresa ainda gera um prejuízo. Sabia disso?

A maioria dos gestores volta seu olhar para questões macro e esquece que é nos detalhes que o controle escapa. Destes detalhes, o tempo é o mais precioso e razão de boa parte dos problemas de gerenciamento.

Veja bem, processos são criados não só para garantir padronizações de execuções e ajudar a gestão, mas, principalmente, para economizar tempo e recursos.

Então guarde essa frase:

“Quando o processo para em algum ponto por alguma razão, dinheiro começa a ser perdido”.

Imagine que toda vez que um processo começa a ser executado exista um relógio marcando o prazo para que o trabalho seja feito até o fim. E esse relógio não para!

Toda vez que algo interrompe o processo o tempo passa e quando acaba o prazo você entra no prejuízo. Isso acontece mais vezes do que você imagina e – surpreendentemente – por “culpa” da gestão.

Vamos ver como evitar esse problema.

Quanto vale o tempo?

A expressão “tempo é dinheiro” é tão comum que nos esquecemos do quão verdadeira ela é. Você já parou para pensar que o salário pago a um funcionário nada mais é do que a compra do tempo dele para a execução uma tarefa?

Pois bem. Se eu compro o tempo de um colaborador para que ele faça algo e o deixo parado esperando por uma decisão minha sobre o que fazer estou perdendo dinheiro, concorda?

Quanto mais tempo eu levo para tomar a decisão e o colaborador poder fazer o que foi contratado para fazer, mais dinheiro está sendo gasto sem retorno algum.

Para tornar o entendimento mais palpável, é só calcular o valor de cada hora do funcionário (ou funcionários). Você vai se surpreender em perceber quanto dinheiro é perdido por simples demora na tomada de decisões.

O tempo também conta para o seu cliente

O atraso que gera prejuízo para você também causa o mesmo efeito no seu cliente.

Imagine que um acordo comercial foi assumido pelo time de vendas e um pedido de aprovação foi enviado para a gestão do Trade por e-mail, mas o gestor não abriu a mensagem ou até abriu, mas não respondeu.

Um novo pedido de aprovação foi enviado pelo WhatsApp, mas mesmo assim o gestor não retornou a tempo. Resultado: o acordo não saiu, precisa ser renegociado e o cliente também perdeu tempo esperando uma decisão que não chegou.

Pense que esse prejuízo pode ser ainda maior se o acordo estiver ligado a uma ação de oportunidade que precisa ser realizada naquele momento.

Vamos raciocinar em números para ficar mais claro. Quatro funcionários que recebem R$ 100 por hora de trabalho e esperam 5 horas por uma decisão da gestão somam R$ 2 mil perdidos. Imagine se a resposta só chegar depois de um dia.

Um projeto que deveria trazer retorno pode na realidade só pagar os próprios custos que teve para ser realizado. Parece absurdo, mas acontece!

A gestão é a dona do processo

Gerenciar um processo significa observá-lo o tempo todo para garantir que ele seja realizado conforme o planejado. Não é dar ordens e virar as costas.

Até porque, como coloquei acima, em muitas etapas aprovações precisam se feitas.

Por isso a gestão do Trade, como dona do processo, deve estar preparada para controlar, analisar e aprovar ou não tudo o que está sendo realizado. E fazer isso de uma forma realmente eficiente e segura requer uma plataforma de gestão.

Imagine ter todos os processos em apenas um lugar de forma que a comunicação, as aprovações e toda troca de dados sejam feitas de forma rápida e segura. Sem aplicativos de mensagens, sem planilhas em arquivos isolados ou uso de e-mail. Isso é possível e não custa uma fortuna.

Espero que esse artigo tenha ajudado a fazê-lo pensar sobre o tempo gasto com os processos e como a agilidade é importante para evitar desperdício de recursos.

Se tiver alguma dúvida sobre o assunto ou quiser propor algum tema, deixe um comentário no final do texto. Continue acompanhado nosso blog!

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