Orçamento: está chegando a hora de planejar e agora?

Planejar o orçamento do trade marketing da empresa não pode ser um momento desesperador para o gestor. Esta é a hora da verdade, de olhar para o trabalho que foi feito, analisar resultados e projetar o futuro. É hora de corrigir os equívocos e focar no crescimento.

Infelizmente, para muitos não é assim e a simples menção da palavra “planejamento” se torna assustadora.

Isso acontece, na maioria dos casos, quando a “casa não está arrumada”. Ou seja, há imprecisão dos registros de gastos ao longo do ano, falta de centralização do orçamento em um único lugar ou uso de diversas planilhas, sistemas e arquivos diferentes.

Realmente, quando este é o cenário, a tarefa de planejar o orçamento não só se torna um sacrifício, como pode levar mais tempo do que o previsto. Como tempo é dinheiro, cada minuto que um profissional gasta a mais para resolver um problema que poderia ter sido evitado é um prejuízo.

Isso não precisa acontecer na sua empresa!

A seguir vamos falar sobre pontos que devem ser vistos antes do planejamento, gerar algumas reflexões e propor uma forma para que a organização se prepare para ter tudo em mãos na hora certa.

Por que é preciso se preparar?

A resposta para a frase acima é simples. Porque um planejamento mal feito é um risco para a empresa. Não só de prejuízo nos meses seguintes a sua implantação, como também de perda de espaço no mercado ou de reputação entre parceiros comerciais e clientes.

No Brasil, é comum que as empresas façam seus planejamentos globais entre os meses de agosto e novembro. É o momento de estimar gastos, prever receitas, pensar em investimentos e também, dividir porções do orçamento para os diferentes departamentos.

Qual o principal elemento para ajudar na elaboração do planejamento e respaldar a tomada de decisões? Um só, informação. Neste caso estamos falando do registro de tudo o que foi feito e as performances obtidas, além de números do mercado, dos clientes e tendências.

Os dados de uma empresa são seus bens mais valiosos e precisam ser tratados como tal.

Onde estão suas informações?

Se sua resposta foi “em uma planilha” saiba que já existe um ponto no qual o seu planejamento pode melhorar.

Por mais que sua empresa as tenha usado por anos ou que elas estejam nas mãos de apenas algumas pessoas, saiba que planilhas não são seguras. Elas trazem o risco de imprecisão dos dados por erros de digitação ou problemas com fórmulas, por exemplo.

Imagine todo ano, antes de começar o planejamento, ter que colher dados importantes em dezenas de planilhas diferentes. Quanto tempo se perde com isso?

A adoção de uma plataforma de gestão resolve esta questão. Não se trata de um lugar apenas para guardar dados, mas sim de um sistema seguro, que permite integrações e, deste modo, unifica os dados.

Com acesso fácil, mas controlado se preciso, a plataforma se torna a referência de informação da empresa, minimizando as possibilidades de erro.

Como você gerencia seu orçamento?

É importante rever os processos atuais na hora de planejar para poder melhorá-los ou corrigi-los. No caso do orçamento é preciso que você se pergunte:

• Como é gerenciada a verba no campo? Os membros do time sabem quanto gastaram e quanto podem investir?
• E caso de auditoria, os números são confiáveis?
• Existe controle para que não exista erro de pagamento? Se ele acontecer poderá identificado?

Mais uma vez, pense que existe a possibilidade de um único sistema centralizar todos estes dados e ajudar na gestão do orçamento de forma diária.

Com isso, a equipe ganha mais liberdade e flexibilidade, podendo fazer o controle dos seus gastos. Do outro lado, a gestão pode saber – em tempo real – o status do investimento.

Pensando em planejamento, o sistema de gestão permite ter desde o começo uma visão de uso estratégico da verba. É como saber antes quem vai investir, quanto, como e quando e depois, durante os meses, acompanhar as execuções sem perder nenhum dado.

Como você mede seus resultados?

Planejar é tentar prever resultados. E como avaliar se foram satisfatórios ou não? Saber o ROI – retorno sobre investimentos – das ações implantadas é fundamental nesta hora.

Agora imagine que durante o ano existe dezenas, centenas de ações previstas pelo orçamento que demandam esta informação. Estes cálculos precisam ser feitos em tempo real, de forma segura e com possibilidade de ser acessados facilmente.

Fazer isso manualmente é arriscado e demanda tempo, questões que uma plataforma resolveria facilmente.

Não tema a hora de planejar o orçamento

O planejamento é o grande momento da gestão, é a hora da visão, do olhar para o objetivo. Usando um exemplo comum, é como uma viagem para qual você se prepara, pesquisa, faz reservas, cria expectativas.

Para a empresa é o processo no qual é vislumbrado o futuro da organização e como ela vai trabalhar para crescer. O mesmo vale para o departamento de trade e os demais. Se o processo é complicado, é hora de procurar uma solução.

Confira o site da Trade Marketing Force, a mais completa plataforma de gestão de trade do país, que possui uma funcionalidade voltada especificamente para a gestão do orçamento.

Se tiver alguma dúvida, deixe seu comentário ou entre em contato.

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